Soluciones Groupware
Llegamos a la era de la informática y con ello nuestra forma de trabajar cambia. En lugar de tener decenas de folios tenemos decenas de archivos, en vez de tener que ir a la oficina te conectas desde casa y para no llamar a un compañero le mandas un email. Nos hemos modernizado y hemos integrado las redes sociales como algo natural de nuestra empresa. Somos la nueva generación de empresas 2.0.
Ahora bien, de la misma forma que en una empresa tradicional necesitabas tener todo bien organizado, cuando nuestra infraestructura está dentro de ordenadores también necesitamos tener el control de nuestros datos o de lo contrario se nos va a ir de las manos muy rápido. Para evitar esto necesitamos una herramienta colaborativa o Groupware que nos permita administrar nuestros documentos, tareas y proyectos a la vez que compartirlos y facilitar el acceso a éstos para el resto de nuestros compañeros de la empresa.
¿Qué debe de tener una herramienta colaborativa?
Es difícil definir, pues cada empresa y cada trabajador tendrá sus necesidades. Un conjunto básico de herramientas suele estar compuesto por una herramienta de correo, un gestor de tareas, un calendario, un gestor de archivos tanto privado como común y en muchas ocasiones, una wiki.
Lo primero que se nos viene a la cabeza con herramienta colaborativa es, sin lugar a duda, Google Drive. Es una herramienta ideal si somos pocas personas en la empresa; de lo contrario se nos llenará enseguida de documentos y pronto les perderemos la pista. Lo ideal de una herramienta colaborativa es que esté configurada en el ámbito de tu empresa, que los documentos se compartan entre los trabajadores y que la herramienta tenga constancia (mediante la base de datos) de quién sigue en la empresa y quién no, y es donde la versión de usuario de Drive falla.
Por ello me gustaría recomendar unas cuantas que he estado usando o que al menos he estudiado en estos últimos tiempos. No obstante hay una variedad enorme de herramientas por ahí, y quiero destacar más la necesidad del groupware (que al principio se puede ver como poco necesaria pero que con el tiempo la agradeceréis) que el software que voy a mencionar, ya que de nuevo, cada cuál tiene sus necesidades y no existe una solución para todos.
Google Apps for Work
Lo que antaño se llamaba simplemente Google Apps, es la versión de pago de las herramientas de Google. Permite utilizar tu propio dominio para el correo, así como definir límites entre qué es la empresa y qué es el resto de los usuarios de Google, útil para compartir archivos y calendarios sólo entre los trabajadores sin preocuparse de quién se viene o quién se va. En otras palabras, son las herramientas de Google adaptada para funcionar como si fuese el software de tu empresa.
Google Drive
Más info: http://www.google.com/enterprise/apps/business/
Horde
Mi favorito últimamente. Es un software de los de montártelo tú en tu servidor (o bueno, buscarte un servicio que te lo ofrezca online, pero te lo puedes montar tú). Trae correo, calendario, gestor de archivos, bug tracker, wiki, galería de imágenes y unas cuantas cosas más. Es tremendamente versátil, lo puedes configurar para identificar a tus usuarios como te dé la gana (por ejemplo, si tienes a las cuentas de los empleados en una base de datos MySQL, o en LDAP, o mediante IMAP), puedes hacer que guarde los datos de cada módulo en un sistema distinto (base de datos, archivos, hasta en carpetas de IMAP). Muy versátil, muy eficiente, permite compartir cualquier contenido creado y permite exportar los calendarios y los contactos a formatos estándares para sincronizarlos con otras plataformas o dispositivos.
La pega es que la documentación del proyecto es escasa y no del todo actualizada, así que montarlo puede ser una tarea de investigación y esfuerzo.
Horde
Más info: http://www.horde.org/
Microsoft Office 365
Básicamente Office en la nube, de forma colaborativa. A las herramientas ofimáticas conocidas se le suman Sharepoint (herramienta para crear sitios web) y SkyDrive Pro (para almacenar y compartir archivos). Una solución muy completa y sólida que tiene varios planes de precio según nuestra necesidad.
Microsoft Office 365
Más info: http://office.microsoft.com/
Kolab
Software libre, esta solución es un poco diferente ya que no se accede a su totalidad mediante web, sino que es un conjunto de herramientas que funciona en la mayoría de plataformas (al menos en las tres grandes). Contiene las herramientas propias de una solución groupware y puedes montarte tú mismo el servidor de Kolab o contratar el servicio.
Kolab
Más info: http://kolab.org/
Para terminar
Como ya he dicho, éstas no son ni las mejores ni las peores, son unas de muchas que cubren la mayoría de las tareas necesarias. La importancia radica en la necesidad de una de estas herramientas y en hacer que todos los miembros usen la misma plataforma, de la misma forma que se usa la misma oficina o los mismos armarios para archivar documentos. Acostumbrarse a gestionar el trabajo mediante herramientas colaborativas desde el principio es más sencillo que tener que hacerlo cuando nos demos cuenta de que nos hubiese sido necesaria.
Borja V. Muñoz
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