La digitalización o transformación digital está marcando el camino de hacia dónde se dirigen los mercado actualmente. Aunque parezca que hablamos de algo a futuro y que aún no ha sucedido, está más vigente que nunca.

De hecho, la gran mayoría de las empresas, sobre todo aquellas que gozan de cierto éxito, ya se encuentran digitalizadas o en proceso de hacerlo.

Hemos llegado al punto donde la digitalización en el mundo empresarial ya no es más una opción, sino, más bien, una obligación para no quedar desactualizado y en desventaja frente a la competencia.

Se trata de adaptarse al ritmo actual de los mercados y a las nuevas tecnologías que han cambiado el modo que conocemos de hacer negocios pero, sobre todo, de gestionar empresas.

El cambio es, en mayoría, interno y afecta a la totalidad de la empresa. A continuación hablaremos de la transformación digital y de cómo la implementación de nuevos sistemas puede impactar positivamente en la gestión de las empresas.

La transformación digital y su impacto en las gestiones empresariales.

¿Qué es la digitalización o transformación digital?

Antes de empezar a pensar en cómo puede afectar a las empresas, es importante dejar claro el concepto de digitalización.

No existe un manual específico ni una hoja de ruta que seguir, cada empresa es distinta y tendrá, por tanto, su manera particular de digitalizarse.

Se trata, en pocas palabras, de adaptarse a los tiempos que corren y, por consiguiente, adaptar los procesos, estructura y tareas que se llevan a cabo en nuestra empresa a la realidad digital imperante.

Puede ser a través del uso de determinados softwares o cambiando el enfoque de nuestros objetivos, lo importante es seguir innovando y estar al día con las corrientes del mercado actual.

Cómo la digitalización puede afectar positivamente en la empresa

  1. Aumenta la productividad

El primer y más obvio punto es cómo el uso de nuevas herramientas tecnológicas pueden mejorar sustancialmente la productividad en las empresas.

Existen herramientas de todo tipo adaptadas a los distintos negocios y necesidades que automatizan gran parte del trabajo y permiten realizar una mayor cantidad de tareas en menor tiempo.

Pueden ser programas para gestorías y asesorías que nos pueden ayudar con la gestión global e integral del negocio y asistirnos con la automatización de tareas periódicas, facilitando enormemente el trabajo.

No siempre la digitalización estará enfocada hacia la menor realización de tareas. Se puede aumentar la productividad también de manera indirecta.

Existen herramientas que se encargan de ayudarnos con la organización interna de la empresa. Puede ser tanto en la estructura como en la gestión de los proyectos y tareas a realizar. De este modo, mejorando la organización también podremos aumentar la productividad individual y global de la empresa.

  2. Reduce los tiempos y costes

Este punto está estrechamente ligado con el anterior. La digitalización implica el paso de lo analógico a lo digital. Lo que anteriormente era realizado manualmente por personas, ahora puede ser llevado a cabo por programas de manera automática.

Esto no significa necesariamente que las personas serán sustituidas por programas ―aunque podría ser una posibilidad― sino, más bien, de cómo podemos reducir el número de personas que realizan una determinada actividad gracias a la implementación de softwares específicos.

La optimización de procesos existentes a través de programas y softwares nos permitirá reducir los tiempos de producción y, a la vez, los costes.

Estos programas pueden asistir a los trabajadores en sus tareas para que puedan realizarse en menor tiempo. De este modo, podemos aumentar la productividad y los trabajadores podrán o dedicar el tiempo extra en aumentar la producción o dedicarse a otras tareas que les sean indicadas.

Un ejemplo que puede ayudar a que se entienda mejor el concepto: si utilizamos un programa que se encarga de escanear y digitalizar facturas, quienes se encargaban de ello ahora tendrán más tiempo libre para dedicar a otras tareas quizás más importantes.

No hay que verlo como una manera de reducir la plantilla sino como una oportunidad para mejorar los números a través de la optimización de los procesos existentes que nos permite realizar la digitalización.

  3. Mejora la satisfacción del cliente

Parte de la digitalización, como hemos comentado anteriormente, es adaptarse a las corrientes actuales. Hoy en día, las empresas están poniendo a los clientes en el centro de sus estrategias.

No todos los cambios que conlleva la digitalización son de puertas para adentro. También hay muchos que afectan directamente a la experiencia del usuario.

La transformación digital nos permitirá mejorar el customer journey o facilitar el contacto entre empresa y cliente, haciendo que el proceso sea más sencillo y los clientes estén más contentos con nuestro servicio.

Ya sea que afecte directamente al cliente o se trate de un cambio interno en los procesos, en última instancia los clientes apreciarán esta mejora ya que les afectará en un modo o en otro.

La mejora de los procesos internos conlleva un menor tiempo de producción o de respuesta, lo que hará que los clientes estén contentos. Lo mismo sucede si la reducción de costes afecta al precio final o si la mayor productividad hace que haya más productos disponibles en menor tiempo.

Toda mejora que conlleva la digitalización de la empresa afectará a los clientes de forma positiva. Sin ellos, el negocio no funciona por lo que es de especial interés tenerlos satisfechos y contentos.

  4. Mayor flexibilidad

Sobre todo en estos últimos años, hemos visto como la comodidad en el trabajo está siendo un factor importante de cara a la satisfacción de los trabajadores.

Con la pandemia y la necesidad de seguir trabajando pero manteniendo las precauciones necesarias, muchas empresas se han visto en la obligación de tener que adaptar su trabajo de forma remota.

Si bien el teletrabajo es algo que llevaba años realizándose en determinados sectores, la pandemia ha hecho que muchas empresas lo consideran seriamente como una opción e, incluso una vez que la situación ha mejorado, manteniéndolo aún hoy.

Es imposible pensar en trabajar de forma remota si nuestra empresa no está digitalizada. Debemos poder acceder a todos los datos y herramientas necesarias desde cualquier lugar.

Además, la comunicación es clave y es necesario estar disponible y poder contactar con nuestros colegas de forma fácil y sencilla.

Las empresas que ya se encontraban avanzadas en su transformación digital no han tenido demasiados problemas a la hora de adaptarse al trabajo remoto. Teniendo herramientas y programas en la nube y utilizando ya de antes herramientas de comunicación y videoconferencia el cambio ha sido mucho más sencillo y progresivo.

Esto afecta directamente a la productividad y satisfacción de los clientes. Estos dos puntos van de la mano y cuanto más contentos y cómodos estén en nuestra plantilla, más productivos serán. Por eso es de nuestro interés darles herramientas para que puedan seguir trabajando de forma cómoda para ellos.

  5. Toma de decisiones

Hemos mencionado cómo la digitalización implica utilizar determinados software que nos pueden ayudar en varios aspectos.

Sin embargo, existe una parte fundamental del uso de softwares que no hemos mencionado aún y es la recolección de datos.

En la era digital en la que vivimos los datos son muy valiosos. Lo positivo es que podemos recabarlos de muchas maneras y lugares; lo negativo es que si no sabemos interpretarlos, no sirven de nada.

Actualmente la gran mayoría de softwares, de una manera u otra, nos permiten recabar datos. Pueden ser datos internos de nuestra empresa, como la productividad, ventas, stock o eventuales fallos, o sobre los clientes y potenciales clientes.

Si bien en casos como las ventas o stock son números que pueden calcularse fácilmente, existen programas que nos permiten analizar estos datos en perspectiva, comparándolos con ejercicios anteriores y ayudándonos a encontrar problemas o patrones a evitar.

Por el lado de los clientes, tener información nos puede ayudar a crear un buyer persona o a entender si hay un perfil demográfico particular que destaca y al cual deberíamos apuntar nuestras campañas de marketing.

En definitiva, el análisis de datos nos ayuda a tomar decisiones sobre nuestra empresa basándonos en números reales. Es verdad que siempre se trata de especulaciones ya que nadie puede leer el futuro, pero sí podemos apoyarnos en datos reales y apreciar tendencias que se repiten a lo largo del tiempo, el margen de error será menor.

  6. Análisis de errores y fallos

Como hemos mencionado en el punto anterior, el análisis de los datos que recaban los programas puede servir para hacernos entender la situación actual de nuestra empresa y tomar decisiones a futuro.

Sin embargo, también podemos utilizarlos para encontrar determinados problemas que se estén produciendo internamente.

Por ejemplo, una alta tasa de carritos abandonados en una tienda online puede significar muchas cosas. Puede ser que simplemente los clientes no estén convencidos, pero también puede significar un proceso demasiado tedioso, falta de información sobre el producto, pocas facilidades de pago y varias razones más.

Si bien los datos y los programas no nos indicarán exactamente el problema, nos sirven para saber dónde dedicar nuestra atención y buscar posibles fallos.

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